Czym jest Workforce Management i jak może pomóc Twojej firmie?

Workforce Management to termin obejmujący wszystkie procesy, które podejmuje firma w celu zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników we właściwym czasie. Mimo że procesy WFM mogą wydawać się często wymagające, głównie chodzi o przydzielenie odpowiednich, ludzkich zasobów, aby sprostać zapotrzebowaniu firmy. Organizacje często poświęcają wiele czasu na udzielanie odpowiedzi na te same pytania dotyczące harmonogramów, urlopów, listy płac. Czy nie byłoby łatwiej , gdyby wszystkie odpowiedzi można było znaleźć w jednym miejscu? Jest to możliwe właśnie dzięki Workforce Management.

 

Elementy Workforce Management

Workforce Management obejmuje wiele aspektów w firmie, zapewniając wszystkim osobom informacje i dane w czasie rzeczywistym. Można wyróżnić kilka z elementów WFM. Jest to m.in.:

 

  • Onboarding pracownika: Gdy nowy pracownik jest wdrażany do organizacji, może wypełniać dokumenty związane z zatrudnieniem i inne istotne elementy onboardingu w jednym, kompleksowym systemie. Dzięki temu dział HR może zautomatyzować i śledzić nowo zatrudnione osoby w celu lepszego zarządzania zasobami. Pozwala to też na lepsze “zaopiekowanie się” nowym członkiem zespołu.
  • Budżet firmy: W momencie, kiedy jesteś w stanie zaplanować nowe projekty i ocenić przepustowość zespołów lub pracowników, Twoja organizacja ma pewność, że dysponuje odpowiednimi zasobami. Workforce Management pozwala więc na sprostanie wszelkim wymaganiom, jednocześnie utrzymując na odpowiednim poziomie finanse firmy. 
  • Prognozowanie: Kluczową cechą wielu systemów WFM jest możliwość prognozowania zapotrzebowania na pracowników. Umożliwia to zmniejszenie liczby dni roboczych, w których brakuje personelu. To nie tylko korzyść dla pracowników, którzy nie będą musieli wykonywać więcej pracy, niż mają w harmonogramie. Przede wszystkim umożliwia to firmie ograniczenie niepotrzebnych wydatków związanych z nadgodzinami i pomaga ulepszać strategię planowania pracy. 
  • Czas pracy i frekwencja: Wiele systemów Workforce Management  ułatwia rejestrowanie i wyrejestrowywanie się pracowników, dzięki czemu można mieć pewność, że frekwencja jest dokładnie rozliczana i nie ma żadnych rozbieżności w zakresie obecności.
  • Zarządzanie wydajnością pracowników: Narzędzia WFM mogą pomóc w upewnieniu się, że działania pracowników i ich wyniki w określonych projektach spełniają cele firmy.
  • Wynagrodzenia i premie: Lista płac, wynagrodzenia i premie pracownicze są łatwiejsze do nadzorowania, ponieważ wszystkie informacje dotyczące działań pracownika i jego wypłat znajdują się w jednym, centralnym miejscu.

 

Pracownicy, którzy będą mieli jasno określoną pozycję w firmie będą wydajniejsi, a swoją pracę będą wykonywać z większą satysfakcją. Celem systemu Workforce Management jest zmniejszenie liczby zbędnych zasobów i błędów, rozwiązywanie dysharmonii w pracy oraz oszczędność czasu.

 

Sprawdź nasz system call center już dziś!

Tworzenie strategii Workforce Management

Nie do zaprzeczenia jest, że Workforce Management zapewnia firmie ogromne korzyści, usprawniające ją na wielu płaszczyznach. Aby jednak naprawdę uzyskać jak najwięcej z tego oprogramowania, musisz zbudować odpowiednią strategię WFM. W przeciwnym razie możesz napotkać problemy z osiągnięciem upragnionego poziomu produktywności, opłacalności i elastyczności, które są potrzebne, aby cieszyć się w pełni zorganizowaną firmą. Jak to zrobić?

 

  1. Wdróż procesy i zasady: Aby firma funkcjonowała sprawnie, niezbędne jest ujednolicenie wszystkich procesów i zasad. Im spójniejsze i bardziej przejrzyste są one dla każdej osoby w organizacji, tym większa pewność, że będą one stosowane jednakowo przez wszystkich.
  2. Zautomatyzuj śledzenie obecności: W niektórych branżach, jak m.in. w contact center, brak nadzorowania obecności personelu może spowolnić lub nawet przerwać dzień pracy!
  3. Dbaj o odpowiedni plan: Zbyt wielu pracowników na jednej zmianie może mieć wpływ na zysk lub stratę. Aby naprawdę zoptymalizować finanse, musisz zautomatyzować planowanie pracy. Workforce Management pomaga w prognozowaniu zapotrzebowania na pracowników – dzięki czemu jest to łatwiejsze, niż kiedykolwiek.

 

Największe korzyści, jakie osiągniesz wprowadzając WFM

Workforce Management oferuje wiele funkcji, co może wydawać się kłopotliwe na samym początku. Możesz nie być pewien/pewna jak odpowiednio korzystać z tego oprogramowania. Jednak kiedy w pełni zrozumiesz, co może zrobić dla Ciebie WFM, zaczniesz zauważać wiele korzyści. Workforce Management zapewnia lepszą widoczność – wszystkie zasoby i procesy znajdują się w jednym miejscu. Możesz także pożegnać się z ręcznymi aktualizacjami, które zastąpi najnowocześniejsza automatyzacja. Ponieważ większość funkcji WFM koncentruje się wokół planowania, będziesz od teraz polegać na algorytmach. Zaoszczędzić czas i zasoby, jednocześnie eliminując swoje obawy o brak personelu. Workforce Management zapewni także ocenę w czasie rzeczywistym – nie będziesz musiał/a czekać do końca kwartału (lub innego określonego czasu w firmie), aby sprawdzić, jak radzą sobie Twoi pracownicy. Będą oni także bardziej zaangażowani, co wpłynie nie tylko na wydajność w pracy, ale lepszą obsługę klienta w Twojej firmie.

 

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania personelem może zagwarantować firmie, że będzie funkcjonowała sprawnie. Pracownicy zawsze będą w posiadaniu odpowiednich narzędzi i informacji potrzebnych do pracy. I to niezależnie od branży! Taki system nie tylko będzie pomocą w zarządzaniu personelem, ale wpłynie pozytywnie na wyniki finansowe i zwiększy customer experience.