Czym jest Workforce Management i jak może pomóc Twojej firmie?

Workforce Management to termin obejmujący wszystkie procesy, które podejmuje firma w celu zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników we właściwym czasie. Mimo że procesy WFM mogą wydawać się często wymagające, głównie chodzi o przydzielenie odpowiednich, ludzkich zasobów, aby sprostać zapotrzebowaniu firmy. Organizacje często poświęcają wiele czasu na udzielanie odpowiedzi na te same pytania dotyczące harmonogramów, urlopów, listy płac. Czy nie byłoby łatwiej , gdyby wszystkie odpowiedzi można było znaleźć w jednym miejscu? Jest to możliwe właśnie dzięki Workforce Management.

Elementy Workforce Management

Workforce Management obejmuje wiele aspektów w firmie, zapewniając wszystkim osobom informacje i dane w czasie rzeczywistym. Można wyróżnić kilka z elementów WFM. Jest to m.in.:

• Onboarding pracownika: Gdy nowy pracownik jest wdrażany do organizacji, może wypełniać dokumenty związane z zatrudnieniem i inne istotne elementy onboardingu w jednym, kompleksowym systemie. Dzięki temu dział HR może zautomatyzować i śledzić nowo zatrudnione osoby w celu lepszego zarządzania zasobami. Pozwala to też na lepsze “zaopiekowanie się” nowym członkiem zespołu.
• Budżet firmy: W momencie, kiedy jesteś w stanie zaplanować nowe projekty i ocenić przepustowość zespołów lub pracowników, Twoja organizacja ma pewność, że dysponuje odpowiednimi zasobami. Workforce Management pozwala więc na sprostanie wszelkim wymaganiom, jednocześnie utrzymując na odpowiednim poziomie finanse firmy. 
• Prognozowanie: Kluczową cechą wielu systemów WFM jest możliwość prognozowania zapotrzebowania na pracowników. Umożliwia to zmniejszenie liczby dni roboczych, w których brakuje personelu. To nie tylko korzyść dla pracowników, którzy nie będą musieli wykonywać więcej pracy, niż mają w harmonogramie. Przede wszystkim umożliwia to firmie ograniczenie niepotrzebnych wydatków związanych z nadgodzinami i pomaga ulepszać strategię planowania pracy. 
• Czas pracy i frekwencja: Wiele systemów Workforce Management  ułatwia rejestrowanie i wyrejestrowywanie się pracowników, dzięki czemu można mieć pewność, że frekwencja jest dokładnie rozliczana i nie ma żadnych rozbieżności w zakresie obecności.
• Zarządzanie wydajnością pracowników: Narzędzia WFM mogą pomóc w upewnieniu się, że działania pracowników i ich wyniki w określonych projektach spełniają cele firmy.
• Wynagrodzenia i premie: Lista płac, wynagrodzenia i premie pracownicze są łatwiejsze do nadzorowania, ponieważ wszystkie informacje dotyczące działań pracownika i jego wypłat znajdują się w jednym, centralnym miejscu.

Pracownicy, którzy będą mieli jasno określoną pozycję w firmie będą wydajniejsi, a swoją pracę będą wykonywać z większą satysfakcją. Celem systemu Workforce Management jest zmniejszenie liczby zbędnych zasobów i błędów, rozwiązywanie dysharmonii w pracy oraz oszczędność czasu.

Tworzenie strategii Workforce Management

Nie do zaprzeczenia jest, że Workforce Management zapewnia firmie ogromne korzyści, usprawniające ją na wielu płaszczyznach. Aby jednak naprawdę uzyskać jak najwięcej z tego oprogramowania, musisz zbudować odpowiednią strategię WFM. W przeciwnym razie możesz napotkać problemy z osiągnięciem upragnionego poziomu produktywności, opłacalności i elastyczności, które są potrzebne, aby cieszyć się w pełni zorganizowaną firmą. Jak to zrobić?

1. Wdróż procesy i zasady: Aby firma funkcjonowała sprawnie, niezbędne jest ujednolicenie wszystkich procesów i zasad. Im spójniejsze i bardziej przejrzyste są one dla każdej osoby w organizacji, tym większa pewność, że będą one stosowane jednakowo przez wszystkich.
2. Zautomatyzuj śledzenie obecności: W niektórych branżach, jak m.in. w contact center, brak nadzorowania obecności personelu może spowolnić lub nawet przerwać dzień pracy!
3. Dbaj o odpowiedni plan: Zbyt wielu pracowników na jednej zmianie może mieć wpływ na zysk lub stratę. Aby naprawdę zoptymalizować finanse, musisz zautomatyzować planowanie pracy. Workforce Management pomaga w prognozowaniu zapotrzebowania na pracowników – dzięki czemu jest to łatwiejsze, niż kiedykolwiek.

Największe korzyści, jakie osiągniesz wprowadzając WFM

Workforce Management oferuje wiele funkcji, co może wydawać się kłopotliwe na samym początku. Możesz nie być pewien/pewna jak odpowiednio korzystać z tego oprogramowania. Jednak kiedy w pełni zrozumiesz, co może zrobić dla Ciebie WFM, zaczniesz zauważać wiele korzyści. Workforce Management zapewnia lepszą widoczność – wszystkie zasoby i procesy znajdują się w jednym miejscu. Możesz także pożegnać się z ręcznymi aktualizacjami, które zastąpi najnowocześniejsza automatyzacja. Ponieważ większość funkcji WFM koncentruje się wokół planowania, będziesz od teraz polegać na algorytmach. Zaoszczędzić czas i zasoby, jednocześnie eliminując swoje obawy o brak personelu. Workforce Management zapewni także ocenę w czasie rzeczywistym – nie będziesz musiał/a czekać do końca kwartału (lub innego określonego czasu w firmie), aby sprawdzić, jak radzą sobie Twoi pracownicy. Będą oni także bardziej zaangażowani, co wpłynie nie tylko na wydajność w pracy, ale lepszą obsługę klienta w Twojej firmie.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania personelem może zagwarantować firmie, że będzie funkcjonowała sprawnie. Pracownicy zawsze będą w posiadaniu odpowiednich narzędzi i informacji potrzebnych do pracy. I to niezależnie od branży! Taki system nie tylko będzie pomocą w zarządzaniu personelem, ale wpłynie pozytywnie na wyniki finansowe i zwiększy customer experience.