efektywność-w-pracy

Efektywność w pracy, czyli jakie nawyki pomagają osiągnąć lepsze efekty

Lubimy takie dni w pracy, kiedy z godziny na godzinę widać progres i kolejne zadania z listy rzeczy do zrobienia znikają bezpowrotnie odkreślane długopisem. Po powrocie do domu mamy poczucie dobrze spełnionego obowiązku i po prostu jesteśmy z siebie zadowoleni. Są jednak i takie dni, kiedy nie idzie tak dobrze i pozostaje powiedzieć: „Boże, żeby mi się chciało tak jak mi się nie chce”. Zadania idą jak krew z nosa, już po 17:00, a końca listy rzeczy do zrobienia nie widać. Dlaczego się tak dzieje? Jak zapewnić sobie efektywność w pracy?

Pierwsza rzecz – w pełni efektywnym nie można być codziennie. Picasso mawiał, że „inspiracja istnieje, ale musi zastać Cię przy pracy” i to święta prawda. Nie jesteśmy robotami, które mają takie same możliwości każdego dnia – a to słabiej spaliśmy, a to wkurzył nas klient etc. Na takie rzeczy nie mamy wpływu, ale one mają wpływ na nas. Niestety. Różnie to bywa, dlatego nie linczuj się, jeśli coś pójdzie nie tak. Jutro też jest dzień. Poniżej mamy dla Ciebie kilka sprawdzonych tipów jak efektywniej działać.

Nie rozpraszaj się

Wyłącz media społecznościowe.  Tak, tak, każdy o tym wie, ale w praktyce…jeszcze tylko sprawdzę czy nikt do mnie nie napisał, rzucę okiem na śmieszne obrazki – to mnie pozytywnie nastroi do pracy i tak godzina upływa pod hasłem „odświeżania feeda”. Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia, żeby nie ulegać rozpraszaczom, pobierz narzędzie, które zablokuje dostęp do wybranych stron, np. Facebooka czy poczty elektronicznej. Do tego celu polecamy Wam SelfControl. Kiedy chcesz się w pełni skupić na jednym zadaniu, spróbuj odmierzać czas, np. za pomocą Activity Timer (Mac) Orzeszek Timer (Windows). Po godzinie efektywnej pracy, zrób sobie przerwę. W ten sposób wyzwolisz w sobie naturalną motywację i duże zadania zajmą Ci o wiele mniej czasu.

Ukój swoje nerwy

W ciągu dnia mamy wiele takich momentów, że chce się wstać od biurka i teleportować w Bieszczady. Jednak trzeba stawić temu czoła, nie powinniśmy karać siebie i innych za nasze gorsze momenty. Jak czujesz, że taka chwila się zbliża zrób sobie przerwę – przejdź się po biurze, wyjdź odetchnąć świeżym powietrzem. Działania prewencyjne są wskazane – jeśli Ci to pomaga słuchaj dźwięków morza. To działa! Serio!

Sprawiaj sobie małe przyjemności

Mówiąc o motywacji wiele mówi się o nagradzaniu. Po rozmowie z trudnym klientem, którą odkładaliśmy na bliżej nieokreślone później, powinniśmy dać sobie chwilę na coś co sprawia nam przyjemność i w ten sposób uczcić nasze małe zwycięstwo. Oczywiście w warunkach biurowych nie otworzymy szampana, ale… jest wiele innych opcji. Pamiętaj o sobie, zastanów się co lubisz i wywołuje u Ciebie pozytywne emocje. Lubisz kakao lub określony smak herbaty? W takim razie zadbaj, aby znalazła się blisko Twojego stanowiska pracy. Wykorzystaj te kilka minut przerwy na chwilę dla siebie.

„Zaczynaj swoją pracę z wizją końca”

Miej plan i cel jaki chcesz osiągnąć.  Dzięki temu masz konkretne wyobrażenie co i jak musisz zrobić. Wizualizacja pomaga w doborze środków do celu i jednocześnie przywodzi na myśl wizję wyczekiwanego końca listy zadań. Zanim przystąpisz do pracy dokładnie ją zaplanuj, zastanów się co jest Ci potrzebne, aby ją wykonać i jak zrobić to skuteczniej niż dotąd. Taka strategia wdrażana długofalowo pomoże Ci wykonywać pracę dużo szybciej niż robiłeś to do tej pory.

Zadbaj o priorytety

Nie da się zrobić wielu ważnych zadań w jednym czasie, dlatego uporządkuj je i nadaj im rangę ważności. Wykorzystaj do tego np. matrycę Eisenhovera. Poza tym planuj zadania nie w trybie dziennym, ale tygodniowym, dzięki temu spojrzysz na obowiązki z szerszej perspektywy i nie poczujesz, że działania Cię przytłaczają. Pogrupuj zadania, poszukaj między mini wspólnego mianownika. Dzięki temu może okazać się, że wykonasz je o wiele szybciej niż przypuszczałeś. Dobrym sposobem na efektywność w pracy, jest także zadbanie o to, aby zadania, które są dla nas trudniejsze nie zdominowały jednego dnia w tygodniu. Lepiej zaplanować sobie jedno trudne zadanie dziennie, a po nim wykonać te, które lubisz robić. Dzięki temu prostemu rozwiązaniu nie poczujesz się przeciążony i zdemotywowany, a uznasz, że „nie taki diabeł straszny”.

Pij dużo wody

Pomaga na koncentrację. W ciągu całego dnia powinniśmy wypijać dwa litry wody. Najlepiej większość z tego limitu uzupełnić w pracy. Dlaczego? Bo woda dodaje energii, chęci do działania i poprawia zdolności umysłowe  Niedobór 2 proc. wody powoduje problemy z koncentracją oraz spowalnia pracę lub naukę.

Bądź skupiony!

Kolejna propozycja przerwy na kawę lub papieroska od kolegi obok? Zagadywanie w trakcie pracy? Znasz to? Jeśli inne osoby Cię dekoncentrują, dobry pomysłem jest stanowcza odmowa. Jeśli masz problem z koncentracją ze względu na gwar w biurze, warto wcześniej przychodzić do pracy. Im wcześniej odpalisz silnik, tym szybciej zakończysz wyścig z zadaniami, czasem i z klientami. A może zauważyłeś, że po 15-nastej masz gwałtowny spadek formy i myślisz tylko o łóżku i podusi? Wtedy ustal z pracodawcą, że w domu dokończysz swoje obowiązki. Nic tu po Tobie, jeśli będziesz usypiał na siedząco.

Przychodź do pracy wypoczęty

Przespane 8 godzin zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo, że to będzie dobry dzień. Zadbaj o relaks przed snem. Nie włączaj tableta, czy laptopa przed pójściem spać. Za to wybierz książkę lub ćwiczenia relaksacyjne – polecamy Wam metodę Schultza. Można ją wykorzystać także podczas stresującego dnia w pracy.

Nie trać czasu na domysły

Masz wrażenie, że nie zrozumiałeś polecenia szefa? Nie domyślaj się o co mogło mu chodzić, tylko po prostu zapytaj, czy dobrze zapamiętałeś? Masz zrobić nową rzecz, której dotąd nie robiłeś, a wiesz, że koleżanka z pracy ma to w małym palcu? Nie trać czasu i poproś ją o przysługę i wyjaśnienie zagadnienia. Oszczędzisz przy tym sporo czasu na rozmyślania i poszukiwania – kto pyta, nie błądzi. Ułatwiaj sobie życie i w ten sposób zadbaj o efektywność w pracy.

Poznaj siebie

To najważniejszy punkt na całej liście. Wymaga on od Ciebie długiej obserwacji samego siebie. Dzięki temu dowiesz się, kiedy najlepiej Ci się pracuje i robota po prostu pali się w rękach, a kiedy lepiej przestać i iść do domu. Nie walcz ze sobą. Jeśli najlepiej pracuje Ci się bardzo wcześnie rano, zawsze możesz ustalić z pracodawcą wcześniejsze godziny pracy. Jeśli czujesz, że przypływ energii następuje po 16-nastej, wtedy nie kajaj się za nieefektywność przed południem, tylko zostań dłużej w biurze i spokojnie dokończ zadania. Wtedy warto, żebyś wynegocjował późniejsze przychodzenie do pracy.

Pozytywne nastawienie wpływa na efektywność w pracy. Wiemy to wszyscy, ale nie do końca zdajemy sobie sprawę, że to nie jest tylko coachingowi bełkot. Szkoła i rodzice nauczyli nas, że szczęście przychodzi wraz z kolejnymi sukcesami, dlatego wciąż trzeba być lepszym i lepszym. W praktyce działa to inaczej. Nasz mózg korzysta z tak zwanej „przewagi szczęścia”, co oznacza, że mózg z nastawieniem pozytywnym działa o 31 procent lepiej niż z negatywnym lub neutralnym, co przekłada się na blisko 37 procentowy wzrost sprzedaży. Więcej na ten temat możecie posłuchać w wystąpieniu Shawna Achora – amerykańskiego psychologa z Uniwersytetu Harvarda.

Powyższe wskazówki to jedynie wstęp do poprawy produktywności i inspiracje do własnych poszukiwań. Każdy z nas z biegiem czasu wykorzystuje własne patenty na to jak wykonywać swoje obowiązki jak najlepiej, przy jednoczesnym nie nadwyrężaniu czasu wolnego. Jakie są Wasze? Co dopisalibyście do naszej listy?