Jak przestawić się na pracę zdalną?

Z dnia na dzień wszyscy stanęliśmy przed wyzwaniem odnalezienia się w nowej rzeczywistości. Przed nami czas zmiany dotychczasowego trybu pracy nawyków i przyzwyczajeń. Praca przyszłości stała się dziś rzeczywistością. Jak się w tym wszystkim odnaleźć?

On-line byliśmy wszyscy i to już od dawna. Jednak nie wszystkie firmy w znacznym stopniu polegały na wirtualnych narzędziach, dostępnych w chmurze z dowolnego miejsca na ziemi. W związku z tym mają one kilka lekcji do nadrobienia. Przed nami wszystkimi przyspieszony kurs codziennej pracy zdalnej.

Jak pracować dalej, robiąc to równie efektywnie, jak do tej pory:

Przyjrzyj się swojej ofercie

Jeśli prowadzisz firmę, w której dotąd jedyne on-linowe działanie polegało na zbieraniu leadów i postowaniu w mediach społecznościowych, zacznij od zadania sobie dwóch pytań:

• Co mogę zrobić dla moich dotychczasowych klientów mając do dyspozycji komputer z dostępem do Internetu oraz telefon?
• Jak mogę moje bieżące działania przenieść do przestrzeni internetowej?

Zrób listę takich działań, a potem przełóż ją na ofertę. Jeśli masz z tym problem, skonsultuj swój pomysł ze specjalistami od e-commerce i marketingu. Wielu z nich oferuje bezpłatnie swoją pomoc. Ogłoszenia znajdziesz na Facebooku, np. w grupach dla przedsiębiorców.

Zaplanuj swoją pracę w oparciu o dostępne narzędzia i możliwości

Jeśli prowadzisz contact center i używasz systemu w modelu SaaS, łatwo możesz przenieść działania swoje i swoich pracowników do przestrzeni on-line.  „Elastyczne narzędzia w modelu SaaS sprawiają, że klienci nie będą mieli żadnych problemów z migracją działań wykonywanych stacjonarnie w biurze do pracy on-line. Wszyscy nasi klienci wdrożyli takie rozwiązania w zaledwie jeden weekend.” – mówi Krzysztof Niewidziajło – chief sales officer w Cludo.

Działając w innej branży, nie zwlekaj i poznaj dostępne narzędzia do zdalnego zarządzania. Przykładem jest Trello, gdzie możesz opisać każde zadanie dla swojego współpracownika, nadać im termin i monitorować ich realizację. Cały system opiera się na tabeli, co sprawia, że jego obsługa jest intuicyjna i nie sprawia trudności.

Pomów z pracownikami, współpracownikami, klientami

Milczenie, brak odzewu i konkretnych ustaleń jest o wiele gorsze niż wprowadzenie zmian. To, że są one konieczne, wie każdy z nas. Dlatego zarówno Twoi klienci, jak i współpracownicy wykażą się zrozumieniem i będą elastyczniejsi niż kiedykolwiek wcześniej. Z każdym ze swoich kluczowych interesariuszy umów się na indywidualne wideo spotkanie. Porozmawiaj o potrzebach, wyzwaniach i wspólnie wypracujcie rozwiązania. Następnie podsumujcie spotkanie korzystając ze wspólnych plików do pracy w czasie rzeczywistym (np. na Google Dysku).

Nigdy dotąd nie miałeś/aś okazji prowadzić spotkania on-line? Nic się nie martw. Kiedyś musi być ten pierwszy raz. Skorzystaj z narzędzi typu Skype, FaceTime lub Zoom. Są ogólnodostępne i proste w obsłudze. Potrzebujesz wskazówek jak dobrze poprowadzić rozmowę za pomocą kanału video? Odsyłamy Cię do artykułu na ten temat.

Komunikuj się tak jak do tej pory

Potrzeba komunikacji się nie zmieni. Zmianie uległy wyłącznie kanały. Zamiast spotkań w sali konferencyjnej – wideokonferencje. Zamiast szybkich raportów i sprawozdań krótka wiadomość wysłana przy użyciu komunikatora. „Jednym z największych minusów pracy zdalnej jest brak bieżącego przepływu informacji” – mówi Krzysztof Niewidziajło. Dlatego w pierwszej kolejności powinniśmy zadbać o narzędzia, które ułatwią nam bycie w stałym kontakcie z zespołem. Do dyspozycji mamy telefon, dostępne aplikacje oraz szeroki wachlarz narzędzi dostępnych w Internecie.

Najpopularniejszym komunikatorem używanym do pracy jest Slack. To idealne narzędzie do zdalnej pracy zespołowej. Masz do dyspozycji kontakt z pojedynczą osobą lub w oparciu o kanały tematyczne/projektowe, do których zapraszasz współpracowników. W ten sposób łatwo możecie wymienić się nie tylko informacjami, ale również plikami. Slack dostępny jest zarówno w wersji komputerowej, jak i w ramach aplikacji na urządzenia mobilne.

Siedzenie na Facebooku w czasie pracy? A jednak! Niewiele osób wie, że ten znany wszystkim portal społecznościowy ma własne dedykowane firmom narzędzie. Na Facebook Workplace znajdziesz funkcje zbliżone do tych znanych ze zwykłego Facebooka. Są aktualności, które wyświetlają powiadomienia dotyczące Twojej organizacji. Są grupy, które służą tutaj jako wydzielone przestrzenie dla zespołów projektowych. Jest czat, który może być komunikatorem wewnątrz grupy lub pomiędzy konkretnymi użytkownikami.

Ustal zasady

Wybierz sposób komunikowania się z pracownikami i klientami. W przeciwnym razie możesz zostać zasypany/zasypana mailami, wiadomościami w komunikatorach lub telefonami. Twoja praca nie może polegać na odpowiadaniu na stertę kierowanych do Ciebie zapytań, dlatego im szybciej okiełznasz chaos, tym lepiej dla Ciebie. Nie chcesz chyba dostawać wielu maili z dosłownie 1-2 szybkimi zapytaniami lub uczestniczyć w wideokonferencjach bez agendy, które trwają po 2-3 godziny. Ustal dokładnie, kiedy posługujecie się mailem, co będziecie omawiać na codziennych statusach, a co na dłuższych wideokonferencjach. Potem spisz to i roześlij do swoich pracowników, żeby nikt nie miał wątpliwości. Jeśli potrzebujesz rozważ ustalenie godzin własnej dostępności.

Zarządzaj swoim czasem

Oprócz działań na poziome organizacyjnym zadbaj również o swoją efektywność. Większość z nas właśnie metodą prób i błędów uczy się pracy zdalnej. Zupełnie innej niż sporadyczny home-office raz w miesiącu. Teraz to codzienność. Zapewnij sobie sprzyjające warunki pracy. Nie w piżamie i na kanapie. Wykorzystaj znane Ci dotąd nawyki. Wstań o tej samej porze, co zwykle. Szykuj się do pracy, tak jakbyś miał/a do niej jechać.

Wybierz miejsce, w którym będziesz mieć spokój, ciszę oraz dopływ naturalnego światła. Ulokuj się w nim ze swoim laptopem. Zadbaj o swoją przestrzeń do pracy: wygodne krzesło, biurko, stół, kawałek blatu. Pozbaw się rozpraszaczy, domowych rzeczy – czytanych właśnie gazet lub książek. Wyposaż się w słuchawki wygłuszające. Są bardzo cennym atrybutem podczas pracy zdalnej. Dzięki temu, jeśli domownicy będą za głośno, będziesz mógł odciąć się od tego, co Cię otacza i zanurzyć w realizowanym zadaniu. Podobnie jak w biurze, pracuj w pełnym skupieniu przez godzinę. Potem wstań i zrób sobie krótką przerwę. Zrób kilka ćwiczeń rozciągających, wypij na kawę. Podziel się tymi wskazówkami oraz swoimi spostrzeżeniami ze współpracownikami.

„Zaistniała sytuacja sprawiła, że zdalny model pracy stanie się powszechnie stosowany. Jestem przekonany, że po zakończeniu stanu pandemii część firm pozostanie przy tym modelu pracy.”

–  Krzysztof Niewidziajło

Praca zdalna nie jest taka straszna jak wielu ją maluje. Nie musi ona oznaczać spadku efektywności, a co za tym idzie obrotów w firmie. Przy odpowiednim zarządzaniu i monitorowaniu postępów prac, może ona przynieść lepsze efekty niż praca w biurze. W domowym zaciszu każdy z nas czuje się swobodniej, co pozytywnie wpływa na pełną koncentracje na zadaniu.