Powrót do biura: wskazówki dotyczące bezpiecznego powrotu do pracy stacjonarnej

W miarę rozpowszechniania się szczepionek i dostosowywania się świata do wyzwań związanych z COVID-19 coraz częściej mówi się o powrocie do pracy stacjonarnej. Również w obszarze contact center! Teraz najważniejszym zadaniem dla właścicieli firm podjęcie odpowiednich działań, aby powrót do biura pracowników był komfortowy i bezpieczny. Jak zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo, a jednocześnie nie ograniczać ich produktywności?  Poznaj nasze wskazówki dotyczące bezpiecznego powrotu do pracy stacjonarnej!

Planowanie przemieszczania się personelu 

Jeszcze przed pandemią COVID-19 badania dotyczące wpływu miejsca pracy na rozprzestrzenianie się grypy wykazały, że osoby, których stanowiska robocze znajdowały się w otwartych przestrzeniach biurowych lub blisko siebie (bez barier między nimi), zwykle biorą więcej dni wolnych od pracy. Chorują one bowiem częściej niż osoby, których stanowiska są bardziej oddalone od siebie lub przegrodzone. Planując powrót swoich pracowników do biura, upewnij się więc, że żadne pomieszczenie w Twoim contact center nie będzie przepełnione. Wyznacz także ciągi komunikacyjne, którymi personel wchodzi do pomieszczeń, oraz z nich wychodzi. Najlepiej jeżeli będą one miały osobne pasy wejścia i wyjścia, które pozwolą zminimalizować liczbę pracowników mijających siebie nawzajem. Równie ważne jest wprowadzenie nowej kultury biznesowej. Dzięki niej każdy pracownik na miejscu będzie miał miał zapewniony cały potrzebny sprzęt. Ponadto warto zadbać o wystarczającą ilość czasu na posprzątanie stanowiska przez pracownika (lub zewnętrzną firmę sprzątającą). Mając to wszystko na uwadze, możesz zastanowić się nad korzystaniem z dotychczasowego zaplecza biurowego z wykluczeniem niektórych stanowisk pracy. Innym rozwiązaniem jest rotacja części personelu  albo rozważenie powrotu do pracy stacjonarnej w całkowicie przeprojektowanym contact center.

Preferencje pracowników

Jeśli Twoja firma na to pozwala, rozważ rozpoczęcie projektu pilotażowego, który pozwoli zbadać podstawowe potrzeby Twoich pracowników. Przetestuj nowe zasady i procedury, aby jak najszybciej uzyskać informację zwrotną. Zbierz preferencje pracowników za pomocą ankiety. Warto utworzyć zestawy takich preferencji, aby zbierać od pracowników m.in. informacje o dniach i godzinach, w których  chcieliby oni pracować stacjonarnie oraz kiedy ma nastąpić  ich powrót do biura. Może się bowiem okazać, że nie każdy z nich będzie gotowy, żeby od razu przerwać pracę zdalną i powrócić do firmy!  Tworząc harmonogram nie zapominaj  o pracownikach pozostających w biurach domowych oraz zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Jeśli zasady bezpieczeństwa ograniczają liczbę miejsc siedzących w porównaniu do stanu sprzed pandemii, koniecznie uwzględnij to w nowym harmonogramie. Uważaj także, aby nie pominąć kwestii sprzątania stanowiska pracy na początku lub końcu zmiany – dodaj ten czas do terminarza. Korzystaj z dostępnych narzędzi Workforce Management, które pozwolą określić dostępną fizyczną przestrzeń. Pozwolą też zapewnić miejsca siedzące, dopasować i przydzielić pracowników do tych miejsc w czasie, a następnie jasno zakomunikować wspomniany przydział miejsc..

Zarządzanie stanowiskami

Powrót do biura w contact center wiąże się z kluczowymi umiejętnościami zarządzania stanowiskami pracowników. Zdefiniuj dokładnie każde stanowisko, w razie potrzeby wymień lub uzupełnij niezbędne wyposażenie. Utwórz plan piętra pokazujący względne położenie miejsc siedzących, sprzętu, sal konferencyjnych, pokoi socjalnych. Zadbaj o to, aby każdy pracownik wiedział dokładnie, w którym miejscu ma pracować. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego poruszania się i szukania swojego stanowiska. Dopilnuj, aby wspomniany plan zapewniał wystarczającą, wskazaną w obostrzeniach, otwartą przestrzeń między stanowiskami. Oprócz takiej oceny przestrzeni, uwzględnij także odpowiednią wentylację zajętych przestrzeni, zaprojektowanie przepływu powietrza wokół stanowisk pracy w celu zminimalizowania współdzielonego powietrza, częstotliwość wymiany filtrów powietrza i ich rodzaje, utrzymywany zakres wilgotności itp.

Zespół zarządzający contact center ma do odegrania istotną rolę. Wykorzystując istniejące zasoby i możliwości w nowy sposób, musi zapewnić swoim pracownikom bezpieczne i możliwie komfortowe warunki pracy. Firmy, które szykują się na powrót do biura, stoją przed sporym wyzwaniem. Nikt nie jest w stanie dokładnie określić, kiedy przestaną obowiązywać wszystkie obostrzenia. Dlatego już teraz warto gruntownie przemyśleć nowy sposób funkcjonowania i solidnie przygotować się do jego wdrożenia.