Skuteczne strategie zarządzania czasem

Czas to pieniądz, szczególnie w dzisiejszych czasach, kiedy oczekuje się od nas szybkiej reakcji, dobrych rozwiązań i wykonanej pracy – praktycznie od ręki. Oczekiwania pracodawców w połączeniu z obowiązkami domowymi wywołują u nas stres, bo chcielibyśmy być dobrymi rodzicami, małżonkami i pracownikami, a te role trudno jest pogodzić. Receptą na codzienny zadaniowy chaos jest odpowiednie zarządzanie czasem. Dzięki temu zmniejszysz swój poziom stresu i lepiej wykonasz wszystkie codzienne powinności. Poznaj sprawdzone strategie zarządzania czasem.

Planuj swój tydzień

Poświęć dwie godziny na początku lub pod koniec tygodnia, aby zaplanować co będziesz robić w ciągu najbliższych dni. Najpierw wypisz te zadania, potem oszacuj ile Ci one zajmą, a następnie wpisz je do kalendarza. Przez to Twoja czasowa perspektywa będzie dłuższa i nie będziesz mieć wrażenia, że ogrom zadań Cię przytłacza.

Planuj swoje zadania w odniesieniu do tego jakie emocje u Ciebie wywołują. Jeśli jest to ciężkie spotkanie, na resztę dnia nie umawiaj innych ważnych rozmów, tylko skup się na zadaniach, które dobrze znasz i są mniej wymagające. Zasada jest prosta – postaraj się planować jedno trudne zadanie na jeden dzień. Wpisanie większej liczby trudnych zadań grozi zmęczeniem, demotywacją, a przecież trzeba mieć energię na działania w kolejne dni tygodnia.

Zastanów się, kiedy najlepiej Ci się pracuje. Dzięki osobistym wnioskom jesteś w stanie w swoim tygodniowym planie uwzględnić takie potrzeby jak np. rozpoczęcie dnia od czytania i odpisywania na maile. Co z tego, że większość szkoleniowców to odradza, jeśli Ty dzięki temu jesteś się w stanie lepiej skupić na kolejnych zadania, rób to.

Wyznacz priorytety

Grono osób ma wrażenie, że wszystkie zadania są ważne i wymagają atencji w tym momencie. Dla dobra swojej produktywności lepiej szybko zweryfikować i zmienić taki pogląd. Zarządzanie wspomaga Matryca Eisenhowera. Dlatego własne strategie zarządzania czasem warto wzbogacić właśnie o nią. Polega ona na podzieleniu zadań na cztery kategorie:

• Zadanie ważne i pilne – trzeba zrobić natychmiast lub w najbliższym możliwym czasie;
• Zadania ważne, ale niepilne – zaplanować z wyprzedzeniem (pamiętaj, że to co teraz nie jest pilne, może się takim stać, kiedy termin będzie się zbliżał);
• Zadania nieważne i pilne – to one przeszkadzają Ci osiągać twoje cele. Najlepiej je komuś oddelegować;
• Zadania nieważne i niepilne – to po prostu coś, co cię rozprasza. Skoro nie jest ani ważne ani pilne, po prostu je wyrzuć ze swojego planu.

W przypadku długofalowego podejścia do pracy, warto przyjrzeć się metodzie oceny codziennych szans. Dzięki niej łatwo i szybko podejmiesz decyzję, czy w dany projekt warto się pakować. Zrobisz to za pomocą oceny danego problemu. Każdą szansę (np. udział w zagranicznym szkoleniu), oceń w pięciu kategoriach w skali od -1 do +5 dla każdego z nich i oblicz wynik. Oto kategorie: Zdolności (Czy ta szansa wykorzystuje Twoje indywidualne zdolności lub przewagę konkurencyjną Twojego teamu?), Nagroda (Jaki rodzaj gratyfikacji możesz w ten sposób otrzymać? Weź pod uwagę finansowe i pozafinansowe czynniki), Rozwój (Czy pozytywna decyzja wiąże się z rozwojem Twoim, Twojego teamu lub firmy?), Docenianie (Czy dzięki temu, Ty lub Twoja firma będziecie bardziej doceniani i lepiej postrzegani w środowisku biznesowym?), Polecenia (Czy dzięki skorzystaniu z tej szansy jesteś w stanie pozyskać nowych klientów lub nowe ważne kontakty biznesowe?).

Celowo nie kończ ważnych zadań

Brzmi absurdalnie, prawda? Ale działa. Ta metoda polega na tym, że nie staramy się za wszelką cenę skończyć dużego zadania i nie wstać od biurka przed jego finalizacją. Wręcz przeciwnie, w trakcie ważnego zadania przerywamy je – idziemy na umówione spotkanie lub lunch, a pracę kończymy potem. Dzięki temu zamiast ślęczeć nad zadaniem i buchać niczym tuwimowska lokomotywa z nerwów, presji i szukania nowych pomysłów, one generują się same. Zauważymy tę zależność, kiedy ponownie siadamy do pracy, wykonując ją sprawniej i bardziej kreatywnie.

Tak jak pisanie artykułu za jednym zamachem nie robi dobrze, ani treści, ani twórcy, podobnie jest z dużym zadaniem do wykonania. Chwila przerwy pozwala spojrzeć na problem z innej perspektywy, nabrać dystansu i uchwycić szereg nowych rozwiązań i możliwości. Koniec końców skutkuje to tym, że naszą pracę wykonujemy lepiej i jesteśmy bardziej efektywni. Wszystko dzięki efektowi Zeigarnik, czyli ludzkiej skłonności do rozmyślania nad niezakończonymi zadaniami. Obierając własną drogę i strategie zarządzania czasem, warto mieć go na uwadze.

Stawiaj granice i odmawiaj

Pilnuj swojego czasu jak ważnego skarbu. Ustaliłeś na daną czynność tyle czasu – spełnij tę obietnicę, spotkanie ma potrwać godzinę – trzymaj się tego. Dzięki tej zasadzie nie będziesz zaniedbywać potrzeb swoich i swojej rodziny.

Pamiętasz sytuacje kiedy wziąłeś na siebie za dużo obowiązków? W takich chwilach jesteśmy zestresowani i rozczarowani, że nie udało nam się wyrobić ze wszystkim. To jednak nie powód do samobiczowania. Warto raz na zawsze przyjąć do wiadomości, że nasz czas nie jest z gumy. Dopisując kolejne zadania do listy musimy z czegoś zrezygnować. Wtedy najczęściej rezygnujemy z siebie, tj. ze swojego czasu wolnego. Może to być jednak niewystarczające i nasze ważne zadania na tym ucierpią. Taka sytuacja to „rozproszenie priorytetów”. Aby uniknąć takich sytuacji, warto przygotować sobie strategię odmowy – może to być szablon maila lub scenariusz rozmowy z przełożonym/klientem.

Strategie zarządzania czasem – dbaj o siebie i swój czas wolny

Pewnie zdziwi Was obecność tego punktu w artykule mającym poprawić Wasze zarządzanie czasem. A jednak! Nie namawiam Was do jego trwonienia, ale bardzo ważne, żeby na czas wolny nie patrzeć jak na bezczynność. Czas wolny należy traktować jak inwestycję w przyszłą efektywność. Osoba, która non stop myśli i żyje tylko pracą, będzie z tego stanu zadowolona tylko na krótką metę. Szybciej niż myślisz przyjdzie przemęczenie, problemy zdrowotne i refleksja nad własnym życiem zatytułowana „tracę w życiu coś ważnego”.

Najlepsze pomysły przychodzą nam pod prysznicem, we śnie, w trakcie biegania lub podczas błogiego leżenia na plaży. Myślisz, że dlaczego się tak dzieje? Powód jest prosty, wypoczęta głowa to recepta na kreatywne poszukiwanie rozwiązań.

 „Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu, by zrobić wszystko, ale zawsze jest go wystarczająco dużo, by zrobić to, co najważniejsze.”  Brian Tracy

Jedno jest pewne, nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Tylko od nas samych zależy jak podejdziemy do czasu jakim dysponujemy. Jednak pamiętajmy, że pogodzenie ze swoim własnym rytmem oraz wyrobienie w sobie odpowiednich nawyków, pomoże pozbyć się poczucia, że jesteśmy w tyle.

Napisz w komentarzu, czy znasz i stosujesz powyższe strategie zarządzania czasem. A może jedną z nich masz zamiar przetestować? Jeśli tematyka rozwoju osobistego i efektywności w pracy Cię interesuje, to koniecznie powinieneś przeczytać artykuł „Efektywność w pracy, czyli jakie nawyki pomagają osiągnąć lepsze efekty„.